Auftragseingang skalieren, ohne Personal aufzustocken: Wie Oatly manuelle Auftragskanäle mit GeneralMind automatisiert
Über Oatly
Oatly ist der ursprüngliche und größte Haferdrink-Hersteller der Welt. In Schweden auf Basis von Forschungsarbeiten der Universität Lund gegründet und mit Hauptsitz in Malmö, bietet Oatly ein breites Portfolio an Milchalternativen – von Haferdrinks über Eiscreme und Joghurt bis hin zu Kochcremes. Die Marke ist in mehr als 50 Ländern verfügbar und erzielte 2025 mit rund 1.400 Mitarbeitenden einen Umsatz von etwa 860 Mio. $.
Oatly wuchs außerordentlich schnell von einer Challenger-Marke zum globalen Marktführer seiner Kategorie. Mit zunehmender Reife des Unternehmens rückt die Profitabilität in den Fokus: Bessere Margen sind eine strategische Priorität, was die operative Effizienz über den gesamten Order-to-Cash-Prozess in den Mittelpunkt stellt.
Definition des Anwendungsfalls
Im Fokus steht die Kundenauftragsabwicklung: das Lesen, Strukturieren und Vollständigkeitsprüfen von Aufträgen, die über manuelle Kanäle in mehreren Sprachen und Formaten eingehen, gefolgt von der Buchung ins ERP. GeneralMind bewältigt diese Vielfalt zuverlässig und eskaliert offene Fragen, statt unvollständige Aufträge durchrutschen zu lassen.
Die Herausforderung
Ein erheblicher Teil des eingehenden Auftragsvolumens von Oatly – mehr als die Hälfte – kommt nicht über strukturierte Kanäle wie EDI oder automatisierte Schnittstellen, sondern über manuelle Kanäle, allen voran E-Mail-Postfächer.
Vor GeneralMind bearbeiteten Mitarbeitende verschiedener Sprachen diese Aufträge vollständig von Hand:
Jeden Auftrag entgegennehmen und auf Vollständigkeit prüfen.
Beim Kunden nachfragen, sobald Informationen fehlten.
Den vervollständigten Auftrag ins ERP übertragen, zur weiteren Verarbeitung und zum Versand.
Diese manuelle, repetitive Arbeit ist im großen Maßstab langsam und teuer und steht in direktem Widerspruch zu den Margenzielen des Unternehmens.
Die Lösung
GeneralMind wurde genau an dieser Schnittstelle zwischen unstrukturierten eingehenden Aufträgen und dem ERP eingesetzt. Unsere Lösung beschleunigt den Prozess drastisch und automatisiert ihn mit dem Autopilot, sodass die Auftragserfassung nun vollautomatisch und in einigen Fällen autonom abläuft. Das System ist besonders leistungsstark, weil es Kundenaufträge aus unvollständigen Informationen per AI-Fuzzy-Match unscharf abgleichen und strukturieren kann.
Fuzzy-Abgleich
GeneralMind verarbeitet unstrukturierte und unvollständige Informationen per Fuzzy-Abgleich mit den Stammdaten und spart Operatoren enorm viel Zeit.
Human in the Loop
Wo nötig, prüfen Mitarbeitende die vorgeschlagenen Aufträge und können sie schnell und intuitiv anpassen, korrigieren oder verfeinern.
Konfidenzwert
Wo die KI sicher ist, führt der Autopilot die Aktion autonom aus.
Die fachliche Beurteilung bleibt beim Team, während der Autopilot die Auftragserfassung übernimmt – teils, und oft vollständig, automatisch.
Ergebnisse / Wirkung
Quantitative Erfolge:
Qualitative Erfolge:
